Prowadzenie niemal każdego przedsiębiorstwa jest ściśle związane z wyjazdami służbowymi. Koszty biletów i noclegu pokrywa pracodawca i są to jego koszty uzyskania przychodu. A jak jest z polisą? Kto powinien ją opłacić? Czy ubezpieczenie podróży służbowej może być rozliczone jako koszt uzyskania przychodu?
Ubezpieczenie podróży służbowej – co na ten temat mówią przepisy?
Podróż służbowa potrzebna jest czasem niemal w każdej firmie – bywa, że jest ona zagraniczna, często jednak dotyczy dojazdu tylko do innego miasta. Różny jest też jej czas. Przepisy regulują szczegółowo tylko te podróże służbowe, które dotyczą pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej. Wszystkie ustalenia – zasady zwrotu kosztów podróży, jak i wysokość diet za każdą dobę spędzoną poza siedzibą przedsiębiorstwa – określa szczegółowo Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
W przypadku innych firm, w kwestii wynagrodzeń i limitu przeznaczonych na podróż kosztów – jest znacznie większa dowolność. Nie zmienia to faktu, że to pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i zdrowie pracownika podczas podróży służbowej. Wystarczy przypomnieć, że każdy wypadek podczas wyjazdu traktowany jest jako wypadek przy pracy.
Przeczytaj także: Odszkodowanie za wypadek przy pracy: kto je wypłaca – pracodawca czy ubezpieczyciel?
Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, jak rozliczyć ubezpieczenie pracownika w podróży służbowej, trzeba dowiedzieć się, czym w ogóle są koszty uzyskania przychodu i jakie wydatki można do nich zaliczyć. Informacje na ten temat można znaleźć w artykule 15 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W myśl tego przepisu, koszty uzyskania przychodu to wszystkie wydatki, które poniesione zostały w celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej – lub też takie, które miały na celu zabezpieczenie przychodu.
Istnieją jednak pewne wyłączenia. O wyjątkach od zasady mówi kolejny artykuł wspomnianej ustawy:
Ustawa o podatku od osób prawnych, Art. 16
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
1. wydatków na:
a) nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów,
b) nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie innych niż wymienione w lit. a środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanych części,
c) ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 16g określenie wartości początkowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz firmy ust. 13 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych
– wydatki te, zaktualizowane zgodnie z odrębnymi przepisami, pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 16h dokonywanie odpisów amortyzacyjnych ust. 1 pkt 1, są jednak kosztem uzyskania przychodów, w przypadku odpłatnego zbycia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na czas ich poniesienia;
Z przytoczonych przepisów wynika, że ubezpieczenie pracownika podczas podróży służbowej jak najbardziej może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile podróż faktycznie ma związek z osiągnięciem przez firmę zysku lub zabezpieczeniem przychodów.
Jaki dokument potwierdza poniesienie wydatku?
Aby jednak wydatek poniesiony na zakup ubezpieczenia mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi on spełniać wymogi określone w przepisach. Polisa potwierdzająca ubezpieczenie musi zatem być jednocześnie fakturą – to znaczy posiadać takie informacje jak:
- nazwa firmy,
- NIP,
- dane kontaktowe,
- dane osobowe ubezpieczanych osób.
Dlaczego warto ubezpieczyć pracownika?
Bez względu na sposób rozliczenia kosztu poniesionego na ubezpieczenie pracownika, wciąż jest to wydatek. A zatem pojawia się pytanie, czy w ogóle jest potrzeba kupowania polisy. Otóż znacznie mniejszym kosztem dla pracodawcy jest ubezpieczenie pracownika na czas podróży służbowej, niż pokrycie kosztów leczenia w razie jego nagłego zachorowania lub utraty zdrowia w wypadku. Warto o tym pomyśleć zwłaszcza wtedy, gdy pracownik wyjeżdża za granicę, gdzie ceny usług medycznych mogą być bardzo wysokie. Aby dowiedzieć się więcej o ubezpieczeniu na wyjazd służbowy, przeczytaj artykuł: Ubezpieczenie w podróży służbowej.
- Październik miesiącem świadomości i profilaktyki raka piersi - 16 października 2020
- Jak działa telemedycyna? - 15 września 2020
- Polisa Nadziei – polisa OC/AC, dzięki której każdy może pomóc - 7 września 2020
